Een leidraad voor cruciale gesprekken

Uit het boek “Crucial Conversations” (Patterson e.a.) ontleende Coert Visser 10 tips voor het voeren van cruciale gesprekken. Deze tips zijn zeer bruikbaar in onderhandelingen op zakelijk niveau maar net zozeer te gebruiken in een familiale context of (echt)scheiding. Goed onderhandelen is goed voor het resultaat maar is ook goed voor de relatie. De andere partij wordt ernstig genomen en met respect behandeld, waardoor er een positieve sfeer ontstaat. In een bemiddeling gaat het immers om het tot verstandhouding en overeenkomst komen. De goegemeente heeft het over geven en nemen of tot een compromis komen. Als bemiddelaar streef ikzelf ernaar om partijen te begeleiden naar een consensus. Hierna de tips die partijen kunnen helpen om zich mentaal voor te bereiden, het gedrag tijdens de gesprekken onder controle te houden en het gemeenschappelijk doel voor ogen. Vooraf nog dit: in spannende situaties is het belangrijk om een sfeer van veiligheid te bouwen of te herstellen. Alleen in een sfeer van veiligheid kan er sprake zijn van vrije informatie-uitwisseling. Voor veiligheid is het nodig dat anderen erop vertrouwen dat u hen/hem/haar respecteert, uw motieven zuiver zijn en dat u ook geeft om hun/hem/haar doelen. De tien stappen en tips hierna zullen helpen om spannende gesprekken effectief te voeren. Alle stappen kunnen achtereenvolgens worden toegepast maar u kunt ook al profijt hebben van het toepassen van slechts enkele van de hieronder genoemde tips.

1. Observeer uzelf

Merk bewust op dat u in een spannende gesprekssituatie zit of dat u een spannend gesprek moet gaan voeren. Roep uzelf tot de orde en neem u voor het gesprek effectief te voeren en u niet mee te laten slepen door uw emotionele toestand.

2. Beïnvloed uw emoties

Emoties zijn niet het gevolg van externe omstandigheden maar van uw percepties en interpretaties van die omstandigheden. Met betrekking tot het beïnvloeden van uw emoties kunt u het volgende doen: sta bewust stil bij de emotie die u ervaart. Is het boosheid, angst, machteloosheid, walging? Kijk welke gedachten deze emotie veroorzaken. Wat zijn de feiten, hoe interpreteert u die en waarom geeft deze interpretatie u dit gevoel? Relativeer uw interpretatie van de feiten. Vraag uzelf af welke andere interpretatie van de feiten mogelijk is. Zoek naar aanwijzingen voor andere interpretaties.

3. Definieer wat u wit bereiken

Stel uzelf de volgende vragen: Wat wil ik zelf bereiken via dit gesprek? Wat wil ik voor de ander(en) bereiken via dit gesprek? Wat wil ik voor onze relatie bereiken via dit gesprek?

4. Mik op een win/win-situatie

Vermijd de winnen/verliezen valkuil. Stel uzelf de vraag hoe u én de ander hun doel kunnen bereiken. Spreek uit dat u op zoek bent naar oplossingen die zowel u als de ander tevreden stellen.

5. Definieer effectief gedrag

Stel uzelf de vraag: welk gedrag zou passen bij het bereiken van deze doelen? Ook kan het helpen om uzelf de vraag te stellen: hoe zou een wijze en verstandige persoon zich in deze situatie gedragen? Alleen al het stellen van dit soort vragen helpt.

6. Verontschuldig u (indien nodig)

Wanneer u inderdaad niet respectvol bent geweest, maak dan uw excuses

7. Verduidelijk uw bedoelingen

Neem eventuele gerezen misverstanden weg. Maak duidelijk wat u wel wilt en wat u niet wilt.

8. Geef uw mening

Breng uw eigen mening op een manier naar voren die veilig is voor de ander. Dit kunt u als volgt doen. Noem de feiten waarover u beschikt. Breng dan uw interpretatie van die feiten onder woorden en toets deze. Maak duidelijk dat u zich bewust bent van het feit dat het gaat om uw interpretatie en niet om de objectieve waarheid.

9. Exploreer de mening van de ander

Vraag de ander naar zijn of haar mening. Probeer er achter te komen over welke feiten de ander beschikt. Probeer er achter te komen wat zijn of haar interpretatie van de feiten is. Komt u hier achter, dan begrijpt u allicht waarom de ander zich zo gedraagt.

10. Creëer gezamenlijkheid en synergie

Toon begrip waar dat van toepassing is. Laat merken waar je het mee eens bent. Vul aan waar u vindt dat de ander wat weglaat. Toon enthousiasme over bereikte overeenstemming. Blijft u het oneens met elkaar, vergelijk dan de verschillende zienswijzen zonder te beoordelen welke de juist is. Zoek verder naar overeenstemming.